- O2R2.11 Datenschutzinformation Webinare

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Datenschutzinformation Webinare

Für Online-Veranstaltungen (Webinare) müssen Regeln beachtet werden, die in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthalten sind. Diese Vorschriften schützen die Privatsphäre der Benutzer. Der Begriff „Privatsphäre“, ist nicht eindeutig definiert. Wir gehen davon aus, dass es sich um einen Bereich handelt, der ohne Erlaubnis nicht betreten werden darf. Weiter werden persönliche Daten der Teilnehmer verarbeitet.

Auswahl der Webinar-Plattform

Der Veranstalter einer Online-Veranstaltung (Webinar) ist für den Datenschutz der Teilnehmer verantwortlich, er muss den entsprechenden Datenschutz gewährleistet. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass die Plattform Ihrer Wahl, technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen lässt, die die Einhaltung der in der DSGVO enthaltenen Vorschriften sicherstellen. Die Plattform muss definitiv ein Sicherheitsniveau bieten, das für die Einhaltung dieser Vorschriften erforderlich ist, und es ist Ihre Aufgabe, dies vor dem Vertragsabschluss mit einem Anbieter der Webinar-Plattformen zu überprüfen.

Die Einhaltung der EU-DSGVO in der Praxis, nämlich den Vertragsabschluss und die Informationspflicht gegenüber den Teilnehmern der Webinare, ist eine weitere Verbindliche Maßnahme.

Data Processing Agreement

Mit dem Anbieter der genutzten Online-Plattform müssen Sie einen DPA-Vertrag eingehen. Das Data Processing Agreement oder kurz DPA (Data Processing Agreement) ist ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen einem Unternehmen und einem externen Datenverarbeiter, der den Datenschutz im Hinblick auf die Einhaltung der EU-DSGVO regelt.

Dieser Vertrag muss in Schriftform Erfolgen, dies bedeutet aber nicht, dass er in Papierform mit Unterschrift existieren muss. In der Regel werden diese Verträge bei der vertraglichen Sicherung dem Vertragspartner übermittelt, oder in einem persönlichen Bereich der Datenbank abgelegt. In diesem Dokument werden alle Details genannt, die die Verarbeitung der Teilnehmerdaten betreffen. Der Ort, an dem die Daten gespeichert werden, die Dauer der Speicherung, die Art der erhobenen Daten usw. Dabei handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen dem Webinar-Organisator und der Platt-form (Anbieter), die von den Teilnehmern (Onlineveranstaltung; Webinar) nicht eingesehen wird.

Datenschutzinformation und Einwilligung der Teilnehmer

Der Veranstalter hat weitere Verpflichtungen gegenüber den Teilnehmern, die gemäß Art. 13 der EU-DSGVO festgehalten sind. Diese decken sich teilweise mit dem DPA-Vertrag ab. Als Organisator sind Sie verpflichtet eine Datenschutzinformation abzugeben. Da bereits bei der Teilnahme an einer Online-Veranstaltungen persönliche Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, muss eine Einwilligung durch den Teilnehmer erfolgen.

Datenverarbeitung zur Webinar-Anmeldung

In der Regel wird ein Datenpaket mit folgenden Datensätzen verarbeitet:

E-Mail-Adresse
einem Benutzernamen (der ein Vorname, ein Nachname oder einfach ein Nick sein kann, den der Benutzer sich selbst vergeben hat)
und den automatisch gespeicherten Daten wie z.B. der IP-Adresse und den Browser- oder den Standort-Daten.

Diese Daten erhebt jede Webinar-Plattform, um die Durchführung der Online-Veranstaltung möglich zu machen.

Weitere Daten, wie zum Beispiel der „richtige“ Name, die Postanschrift oder die Telefonnummer dürfen nicht erhoben werden, um den Zugang zum Webinarraum zu gewähren. Diese Felder dürfen also im Anmeldeformular keine Pflichtfelder sein.

Elemente der Registrierungsseite

Über das Anmeldeformular muss der Teilnehmer die Möglichkeit haben, die Informationen zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten einzusehen. In der Praxis werden diese Informationen in Form einer Informationsklausel zusammengefasst, die aus einem oder zwei Sätzen besteht und einen aktiven Link zum gesamten Dokument enthält. Dabei handelt es sich aber nicht darum, die Einwilligung des Teilnehmers zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzuholen. Sie informieren ihn nur, welche Daten erhoben werden und wie das getan wird.

Durch das Anklicken des Kästchens bestätigt der Teilnehmer, dass er die Informationen gelesen hat, nicht, dass er dieser Verarbeitung zustimmt. Die Zustimmung erfolgt automatisch mit dem Betreten des Webinarraums zur Online-Veranstaltung.

Die Informationspflicht wird also entweder durch die in der Einladung hinterlegten Informationsklausel mit einem aktiven Link zur Datenschutzinformation und Einwilligung zur Datenverarbeitung erhoben, oder, direkt durch eine Datenschutzinformation mit Einwilligung zum Betreten des Weinarraums.

Besonders wichtig ist es, wenn Sie das Webinar aufzeichnen (Video, Ton) möchten, oder weitere persönliche Daten (Unterlagen) erheben und verarbeiten möchten, muss dies unbedingt in Ihrer Datenschutzinformation enthalten sein. Die Einwilligung bei Webinarteilnehmern des eigenen Unternehmens (Mitarbeiter) kann die Einwilligung bereits im Vorfeld und Dauerhaft auf die Zeit der Beschäftigung eingeholt werden. Bei Gästen muss eine Datenschutzinformation im Vorfeld umgesetzt werden.

Auch der Teilnehmer hat die Datenschutzbestimmungen, gerade im Bereich Homeoffice, aber auch im Großraumbüro einzuhalten. Webinarteilnehmer müssen also den Datenschutz vom Ort der Durchführung ebenso sicherstellen, wie das Unternehmen selbst.

Hinweise zur Kameraeinstellung

Das Gesicht eines Gesprächspartners zu sehen ist eine positive Darstellung. Aus Sicht des Datenschutzes ist dies jedoch zur Auftragserfüllung nicht erforderlich und eine freiwillige Maßnahme. Informationen zur Umsetzung finden Sie in unseren Anlagen.

Anlagen:

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