- O1R9 Schulung und Unterweisung

IMS Services Datenschutz

Notwendigkeit von Schulungen im Datenschutz

Unternehmen können den Risikofaktor „Mitarbeiter“ nur bedingt kontrollieren. Deshalb versprechen Datenschutzmaßnahmen, wie Zugangskontrollen und Passwortrichtlinien, keine hundertprozentige Sicherheit.

Entscheidend ist, dass Mitarbeiter mit den Daten verantwortungsbewusst umgehen. Allerdings ist dies keine Selbstverständlichkeit. Kein Arbeitgeber kann erwarten, dass ein Mitarbeiter von sich aus weiß, welche genauen Grenzen der Datenschutz beim Umgang mit personenbezogenen Daten vorgibt.

Ohne vorherige Datenschutzunterweisung besteht ein erhöhtes Risiko, dass Mitarbeiter (unbewusst) Datenschutzverstöße begehen.

Die Datenschutzunterweisung ist ein wichtiges Instrument, um das notwendige Wissen rund um den betrieblichen Datenschutz zu vermitteln. Es erübrigt sich die Frage, ob eine Pflicht zur Durchführung von Datenschutzunterweisungen besteht. Nur wenn die Mitarbeiter angemessen unterwiesen wurden, kann ein sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten gewährleistet sein. Folglich führt kein Weg daran vorbei, Datenschutzschulungen im Datenschutzkonzept des Unternehmens zu verankern.

Im Übrigen besteht eine Notwendigkeit von Unterweisungen im Datenschutz noch aus ganz anderem Grund. Im Ernstfall (z.B. bei einer Datenpanne) sollte jedes Unternehmen nachweisen können, ein angemessenes Datenschutzniveau hergestellt zu haben. Dementsprechend ist zu dokumentieren, an welchen Zeitpunkten geschult wurde, welche Themen im Fokus standen und welche Mitarbeiter an der Schulung teilgenommen haben.

Datenschutzunterweisungen müssen auf die Mitarbeiter zugeschnitten sein

Die datenschutzrechtlichen Herausforderungen, die sich einzelnen Mitarbeitern im Berufsalltag stellen, können je nach Aufgabe und Position variieren. Fast alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, sind Spezialisten. Umso sinnvoller ist es, keine allgemeine Datenschutzunterweisung abzuhalten, sondern die Inhalte einer Datenschutz Schulung exakt auf die jeweiligen Tätigkeitsfelder / Unternehmensbereiche zuzuschneiden.

Aufbau und Inhalte einer Datenschutzunterweisung

Unabhängig vom Beruf bzw. ihrer Tätigkeit im Unternehmen sollten alle betroffenen Mitarbeiter über ein Basiswissen im Datenschutz verfügen. Sprich, sich damit auskennen, was Daten mit Personenbezug sind, was unter sensiblen bzw. besonderen Arten von Daten zu verstehen ist, weshalb Menschen ein Recht auf Privatsphäre haben und welche Risiken bei Datenschutzverstößen bestehen.

In ergänzenden Datenschutzunterweisungen geht es dann in die Tiefe, wo die Teilnehmer lernen, worauf in ihren Arbeitsbereichen und Positionen jeweils zu achten ist.

Häufigkeit und Wiederholung von Unterweisungen im Datenschutz

Wie oft Datenschutzschulungen erforderlich sind, hängt stark von personellen Veränderungen im Unternehmen ab. Neue Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, müssen ebenfalls geschult sein. Es schadet aber auch nicht, die wichtigsten Inhalte nach einer gewissen Zeitspanne zu wiederholen, damit sie den Mitarbeitern in Erinnerung bleiben.

Ein weiteres Erfordernis besteht darin, Mitarbeiter über relevante Neuerungen im Datenschutz zu informieren. Angenommen es kommt zu datenschutzrechtlichen Änderungen oder es wird eine neue Software eingeführt, die andere Prozesse im Datenschutz erfordert, so bedarf es einer ergänzenden Datenschutzunterweisung.

Das Unternehmen muss solche Anlässe für Folgeschulungen selbst erkennen.

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